ALL in Oneメール Pro

導入事例 : 辻調理師専門学校 様

実習重視のカリキュラムで、フランス・イタリア・日本・中国・エスニックの各料理から製菓まで、広く深く学ぶことのできる辻調理師専門学校様では、クライ アントPCに依存しないメールシステムを実現するために、「ALL in Oneメール (オールインワンメール)」 をご導入いただきました。

今回、「ALL in Oneメール」 ご導入の背景や、導入後の実情についてお聞きしました。

導入事例

課題
クライアントPCが壊れる度にメールデータが消失していた状況を何とかしたい
安定性の高いWebメールシステムを導入したい
ご利用アカウント数
650 メールアカウント

1995年のドメイン取得以来、メールシステムは学内で管理

―  「ALL in Oneメール」 を導入される前は、どのようなメールシステムを利用していたのですか?

ドメインを取得したのが1995年ですから、学内システムのIT化は割と早い方だったんじゃないかなと思います。それ以来、一貫して学内にサーバを置いてメールシステムを運用してきました。

ここ数年は、セキュリティ問題でスパムフィルタを導入したり、個人情報保護法の施行に合わせてメールアーカイブを導入したりと、必要に応じてメールシステムを強化してきました。

クライアントPCに依存したメールシステムが引き起こす問題

― メールシステムを運用する中で、一番大変だったのは何でしたか?

ALL in Oneメール導入事例 辻調理師専門学校様 取材風景1辻調理師専門学校
総務部 総務企画グループ
山田 祐仁 氏

実は私自身は情報システムの担当ではなかったのですが、やはりクライアントPCが壊れるたびに、メールデータが無くなってしまうことですね。

以前は Eudora というクライアントメーラーを利用していたのですが、メールボックスは各PCに保存されるため、当然ながらPCが壊れるとメールが無くなってしまうという問題がありました。

このため、PCが壊れた日は、「○○さんへの連絡は電話でお願いします」 というメールが流れるのですが、こうしたことは月に数件発生していて、もちろん復旧すれば元通りに使えたのですが、復旧できないとメールデータが全て無くなっていました。

また、PCの利用環境の問題もありました。

必ずしも1人1台のPCを持っているわけではないので、他の共有PCが空いていたとしても、自分のメールボックスのあるPCが空いていない場合、待っていないと使えませんでした。

逆に考えると、こんなにPCがたくさんあるにも関わらず、共有PCが1台壊れただけでいくつものメールボックスが壊れてしまっていたのです。

「ALL in Oneメール」 選定の背景

― なぜアウトソーシングを検討されたのですか?

私が担当することになった時点ではアウトソーシングは規定路線だったのですが、求められるメールセキュリティ対策を自社ですべて実装しようとすると、設備がどんどん肥大化していきます。

1つの機能を導入するにしても、少なくとも数百万円の設備投資が必要になりますので、ユーザー数 500前後の規模で何でも自前でシステムを持つというのは、そろそろ限界ではないかという話が挙がっていました。

同時に、今まで導入していたメールシステムをちょうどリプレースする時期でしたので、メールシステムを外部にアウトソーシングすることを検討し始めました。

― Eudora 以外のクライアントメーラーへ乗り換えるという話は挙がらなかったのですか?

なかったですね。今回はクライアントPCの入れ替えのタイミングも重なっていたので、この機会にWebメールを利用したシステムに切り替えることでクライアントPCの管理コストを下げたい、という思いがありました。

それに学内以外でも仕事をする場面も増えてきたので、将来的なシステムとしてモバイル利用環境についても視野に入れたいと考えていました。

―  「ALL in Oneメール」 を検討したきっかけは何だったのでしょうか?

まず、ベースとなるシステムはバグが枯れたものにしたいと考えていました。

情報収集の結果、最終的には文教系で定評があり、歴史も長いWebメールソフト 「Active! mail」 をサービス提供しているものを検討することにしました。

ちょうどそのころ 「ALL in Oneメール」 を見つけました。セキュリティ部分やシステム構成などもしっかりしていて、「Active! mail」 を利用しているサービスとしては最も信頼できるのではないかと判断しました。

「ALL in Oneメール」 導入後の効果は?

―  「ALL in Oneメール」 を導入した実際の感想をお聞かせください。

ALL in Oneメール導入事例 辻調理師専門学校様 取材風景2

一番良かったのは、クライアントPCに縛られなくなったということですね。

「ALL in Oneメール」 では、メールデータをサーバ側に保存し、クライアントPCにメールデータを保存しなくなったため、今ではパソコンが壊れても取り替えるだけで作業が完了します。

ただ、以前利用していた Eudora は過去10年間利用してきたので、ユーザーインターフェースが変わることに利用者は抵抗があったと思います。

例えば、今までHTMLメールを使ってテキストに下線を引いたり、赤字や太字を使ったりしている人もいましたが、現在は全社的にHTMLメールの機能をOFFにして、ビジネスメールではそもそもそういう使い方をしないんですよと、これを機会に慣れてもらっています (笑)。

一方で、当初は気づかなかったWebメールのいいところが分かってきて、「よその拠点に行った時にも使えるんだね」 「パソコンを入れ替える時も何もしなくていいんだね」 といった声も聞かれるようになりました。

― メールシステムの運用・管理負荷は減りましたか?

はい。今ではメール関連業務はほとんどありません (笑)。

ユーザー管理も今までは情報システム部の仕事だったのですが、Web画面で登録するだけなので、人事情報を扱っている部署でやってもらえればいいかなと考えています。

今まではそこのやり取りが結構煩雑だったのですが、今後の情報システム部の役割は、時代に合ったメールシステムの要件、業務の中での使われ方の検討といったことになりそうです。

― それ以外で、導入後メリットを感じた点はありましたか?

スパムメールの対策は、かなりいいと思います。というより、ほとんど気にしたことがないです (笑)。

Webメールなのでトラフィックの問題もないですし、海外からのメールも問題なく判別できています。ごく一部、先方のプロバイダの設定が怪しいような場合に誤判定があるのですが、それらは個別にホワイトリストに入れています。誤判定でもウィルス以外はスパムタグ付でユーザーに届く設定になっているので安心です。

また、弊校では結構色々な言語を使うんですけど、Webメールの多言語対応はすごく有難かったです。韓国からの留学生が多いので、韓国語に対応している点や、中国語やフランス語でのメールのやり取りもできるので、非常に助かっています。

本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

ALL in Oneメール導入事例 辻調理師専門学校様 取材風景3

会社情報
法人名
辻調理師専門学校
所在地
大阪府大阪市阿倍野区松崎町3-6-11
学科内容
調理技術マネジメント学科、調理師本科
ご契約数
650アカウント (2009年12月現在)

  • ALL in Oneメール/オールインワンメール は、株式会社エアネットの登録商標です。

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